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工作中收到对方没有署名的邮件，签名栏什么都没有。想回复邮件，又纠结于不知该怎么称呼合适。也许因为你不恰当的称呼，一段合作就被毁了。
你有没有经常被这样的问题困扰？而有时候我们在写邮件时没有注意到的一些细节，也同样会给他人带来不便。
为了能更加高 效的办公，使通过邮件沟通能更加顺畅，我们有必要留意并且牢记一些邮件礼仪。
也许你升职加薪的秘诀就藏着这些细节中。
毕竟在有的公司，不是每个人都有资格直接发邮件给老 板。发给老 板的邮件必 须发给部门领导，由其过滤一遍，再度措辞，才可以发给老 板。
接下来分6个部分来分享下平时邮件往来时需要注意的细节：
1.邮件主题：切不可空白
说到空白主题，也许有人会不屑一顾，“我傻啊，主题没写我难道会不知道？”确实犯这种低级错误的人会比较少。
①但是如果是转发的邮件，就很容易出现转发邮件不更改默认主题的情况。
特别是一封经过层层转发的邮件，如果不改主题，你看到的只剩下一排“fw”。一方面让人不明就里，另一方面也显得业余，转发邮件的人不用心。
针对这种情况，可以在转发邮件前标注【转自...】, 后边再加上邮件主题
②即使是给对方发送一些资料，也切忌不写主题而直接添加附件发出去。如果每天邮件量很大，这样一封邮件很容易被对方遗漏，而且很难通过搜索去找到。添加主题是举手之劳，与人方便，于己，也能留个好印象。
③邮件主题要简短明确，突出重 点即可。如果是需要对方紧急处理的，在邮件开头标明【紧急】也是一个很有 效的方法
2.正文：礼貌称呼、言语简短、语气委婉
①礼多人不怪，邮件开头zui好要礼貌称呼。
比如：“xx, 您好”，也可以称呼对方职务，例如“李经理，您好！” 如果对方有英文名字，那就更方便称呼了，称呼英文名字有一个好处是，不会有很明显的上下级的职位之分，直呼英文名也不会觉得不礼貌，比如“Dear/Hi Ada, ”。
结尾处也不要偷懒，顺带写几句祝福语。
②邮件内容的书写zui好简明扼要，多用断句，注意断句
句子太长，读邮件的人得放慢阅读速度，仔细揣摩发件人要表达的意思。或者有些人根本没 耐心读完，从而遗漏重要信息，以至于双方沟通的时候说的都不是同一件事。
③邮件中传达出来的预期要尽量委婉
不同于面对面交流，可以感知对方的喜怒哀乐，可以通过对方的肢体语言判断对方表达的意思。书写邮件如果不注意语气，很容易显得冷冰的，甚至会带着点命令的语气，让人产生误解。
所以尽量使用委婉语气，如果不同意对方意见，在反对时请多使用“我们”，而不是“你”。比如“我们觉得这个地方是否可以进一步改为...”, 而不是“你要把这个地方改为...”
3.附件：要编号、有命名
①附件多的时候，如何发送才会显得条理清晰，让对方看到附件一目了然？不妨采用：
“附件一：aaa+文件名，附件二：aaa+文件名” 的形式，然后按顺序上传附件。
②如果附件内容内容较短，则可以直接将附件内容copy到正文结尾处。
比如一个小的表格，或者一段简短的文字，直接放到正文处，对方就可以不用专门下载好附件后再去浏览了。
邮件附件编号+命名
4.邮件签名栏: 添加个人基本信息
你是否遇到过这样的情况？收到陌生人的邮件，签名处光秃秃的，连个姓名都没有。不回复吧，事情等着处理，回复吧，又不知道对方是什么人，干嘛的。纠结来纠结去，事情就被耽搁了。
所以一定要重视邮件签名的设置，这可是让对方及时回复邮件，快速联系到你必不可少的部分。
邮件签名一般包括这些内容：姓名、职位、有 效的联系 方式（办公电话+手机号码+邮箱）、公司名称、公司地址
邮件签名栏内容
5.发邮件后：保持沟通
发邮件后，根据事情的紧急程度，自己在心里设置一个期望对方回复的时间范围。
如果这个时间是半天，半天之后如果对方还没有回复，zui好通过微信，短 信的方式提醒下对方，邮件发出了，请对方查收。
对于一些不将邮件作为主要沟通工具的人来说，他们可能不经常查收邮件，难免会耽误事儿。
我们发邮件后，再主动通过这些信息提醒下对方。
一方面可以避免对方扯皮，责怪我们没通知到位。另一方面，在领导问起来的时候，也可以有理有据的显示我们是主动的有在跟进，办事靠谱。
看了这么多，下次写邮件的时候就按照这些点自查一下吧，看看你有没有中招。
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匿名
发表于 3 天前
发表于 2022-9-29 05:44:54
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